بحث کاربر:VNDeilami
از ویکیپدیا، دانشنامهٔ آزاد.
[ویرایش] ماكس وبر – تئوري سازماني ديوانسالاري (بوروكراسي)
--VNDeilami 05:46, ۳۱ دسامبر ۲۰۰۵ (UTC) وهرز نوروزپورديلمي - تهران بهمن 1379
مقدمه : در تئوري سازمان اصطلاحات كمي وجود دارند كه مانند بوروكراسي در بين مردم معنا و مفهوم منفي را ايجاد نمايد. اين واژه در بسياري از مواقع بجاي كاربرد سخت قوانين، فرار از زيرمسئوليت ، كاغذبازي ، دوندگي زياد براي انجام كارها ، ايجاد ادارت عريض و طويل و مقاومت در مقابل تغيير بكار گرفته مي شود.
در واقع بوروكراسي صرفا" يك نوع ساختار سازماني است كه خود خوب يا بد نيست ، در برخي از موقعيت ها كارآمد نيست و در بعضي ديگر از كارآيي خوبي برخوردار است.
وبر و بوروكراسي : ماكس وبر جامعه شناس آلماني در ابتداي قرن گذشته در صدد توصيف يك سازمان آرماني برآمد، سازماني عقلائي كه بتواند حداكثر كارآيي را از عمليات خود حاصل كند. مواردي كه در زير و بصورت خلاصه به آنها اشاره مي شود ، فلسفه بوروكراسي را بصورت يك سازمان ايده آل بيان مي كند اما بايد توجه داشت كه اين مدل بيشتر يك فرضيه است تا شرح واقعي ساختار يك سازمان . الف- تقسيم كار : شغل ها به وظايف ساده ، تكراري و مشخص تقسيم مي شوند. ب – سلسله مراتب اختيار و اقتدار : يك ساختار رسمي همراه با سلسله مراتبي از پست ها و وظايف ، اطمينان ايجاد مي كند تا هر قسمت در رده پائين تحت كنترل رده بالاتر قرار گيرد. پ – گزينش و استخدام رسمي : گزينش ، بكارگيري و ارتقاء افراد بر اساس شايستگي ، صلاحيت و عملكرد افراد انجام مي گيرد. ت – ماهيت غير شخصي بودن كار : ضوابط و مقررات به گونه أي تنظيم و اعمال مي شوند تا منافع و علائق اعضا سازمان تاثيري را ايجاد نكند و امور غيرشخصي و عقلايي سازمان كه فعاليت ها را هدايت مي كند با امور شخصي اعضا كاملا" از هم جدا باشد. ث – قانون ، مقررات و رسميت زياد : تاكيد بر قوانين و رويه هاي رسمي به منظور ايجاد اطمينان از يكنواختي و هم شكلي در سازمان و نيز تنظيم رفتار متصديان مشاغل . ج – مسيرهاي شغلي براي كاركنان : از كاركنان انتظار مي رود كه در سازمان مسير شغلي خاصي را دنبال كنند. به ازاي اين تعهد نسبت به مسير شغلي ، كاركنان از مزاياي اشتغال دائم بهره مند مي شوند . به نظر مي رسد كه بوروكراسي پديده مطلوبي است ، مسائل سياسي در كار نيست ، درگيري هاي احساساتي با شخصيت افراد صورت نمي گيرد، در خصوص اهداف و همچنين شاخص هاي تعريف و تعيين اثربخشي تعارضي وجود ندارد. تصميمات فقط بر اساس معيارهاي عيني اتخاذ مي گردند و خطوط اختيار كاملا" واضح و روشن است. بايد توجه داشت كه هيچ گاه وبر سازمان نمونه را تشريح نمي كند بلكه ويژگي هايي را شرح مي دهد كه بر اساس آن سازمان ايده آل كارآ را مي توان ايجاد كرد. او مي گويد : "بطور كلي تجربه نشان مي دهد كه نوع سازمان هاي اداري كاملا" بوروكراتيك ، از نقطه نظر فني ، در حصول بالاترين ميزان كارآيي توانا بوده و بوروكراسي شناخته شده ترين ابزار عقلايي، اعمال كنترل بر افراد انساني است. نسبت به ديگر انواع كنترل ها ، از لحاظ دقت ، ثبات و سخت گيري در ايجاد نظم و انضباط و اعتبار سرآمد است و امكان پيش بيني و محاسبه نتايج براي روساي سازمان و ديگر افراد درگير در فعاليت ها را در بالاترين حد فراهم مي كند. نهايتا" از جهت حيطه عمليات توانا و پرقدرت است و به طور رسمي براي انواع وظايف اداري قابل بكارگيري است ."
موضوع اصلي مدل وبر استاندارد سازي است. در بوروكراسي ، رفتار افراد به وسيله ساختار و فرآيندهاي استاندارد شده از قبل تعيين مي شود. اين مدل در قالب سه گروه از ويژگي ها تشريح مي شود : اول ساختار و كاركرد سازمان دوم روش ها و شيوه هاي پرداخت و سوم حمايت هايي كه از اعضا سازمان صورت مي گيرد. در ويژگي اول ، مدل وبر سلسله مراتبي از ادارات مختلف درون سازمان ايجاد مي كند و هر اداره را تحت نظر يك فرد مافوق قرار مي دهد. هر كدام از اين ادارات به وسيله تقسيم كار به صورت افقي تفكيك مي شوند. اين تقسيم كار واحد هاي تخصصي را ايجاد مي كند. علاوه بر اين قوانين مكتوب نيز بر عملكرد وظايف اعضا حاكم است. ويژگي دوم در مورد نحوه پرداخت حق الزحمه به افراد است ، اعضا سازمان بر حسب رتبه سازماني حقوق دريافت مي كنند. ارتقا بر اساس معيارهاي عيني نظير ارشديت يا انجام وظايف محوله صورت مي گيرد. چون اعضا سازمان مالكين سازمان نيستند لازم است كه بين امور و دارايي شخصي افراد و سازمان تمايزي كاملا" واضح و روشن وجود داشته باشد. ويژگي سوم اين مدل در صدد ايجاد حمايت از حقوق فردي اعضا سازمان است . به دليل وجود تعهد نسبت به مسير شغلي اعضا ، در برابر اقدامات مستبدانه مافوق ها حمايت مي شوند ، مسئوليت ها و ميزان اختيار افراد مافوق كاملا روشن بوده و كاركنان مي توانند در برابر تصميمات مافوق كه به نظر غيرمنصفانه مي رسد و خارج از اختيار آنهاست استيناف نمايند.
انتقادهاي وارده بر بوروكراسي : 1- جابجايي هدف : بوروكراسي ، بيشتر به خاطر اينكه جابجايي هدف را موجب مي شود، مورد انتقاد قرار گرفته است. مهم ترين بحث پيرامون اين موضوع به وسيله رابرت مرتون1 انجام شده است. او بعد از اينكه تصديق مي كند كه قوانين بوروكراتيك و جنبه غيرشخصي بودن موجود در بوروكراسي ، موجب اعتماد كاري مي گردد و باعث تسهيل پيش بيني امور مي شود ، خاطر نشان مي كند كه همانندي يا بعبارتي هم شكلي در امور ، زيان آور است . چون انعطاف پذيري را كاهش مي دهد. قوانين و مقررات چنان مورد تاكيد واقع مي شوند كه معنايي سمبليك به خود مي گيرند. قوانيني كه براي تسهيل در تحقق هدف وضع مي شوند ، خود بيش از هدف مورد تاكيد و توجه قرار مي گيرند . به نحوي كه جابجايي هدف صورت مي گيرد و از دست دادن اثربخشي سازمان را موجب مي شود. همچنين فيليپ سلزنيك2 مي گويد كه وسايل مي تواند از طريق جابجايي اهداف جايگزين نتايج يا اهداف نهايي شوند. وي مطرح كرد كه تخصص گرايي ، واحدهاي فرعي با اهدافي متفاوت ، ايجاد مي كند. اهداف هر واحد فرعي نسبت به اهداف واحدهاي ديگر در اولويت قرار مي گيرند و ماحصل اين تعارض ، تقدم پيدا كردن اهداف واحدهاي فرعي بر اهداف سازماني است. براي مثال در شركت هاي توليدي ، وقتي كه بخش بازاريابي خواستار دريافت يك سفارش با حجم زياد و سودآوري است ، كاركنان بخش توليد بايد در يك دوره زماني مقرر ، بطور سريع سفارشات را در خارج از روال عادي ، برآورده نمايند. علي رغم اينكه چنين فروشي بسيار سودآور است ولي چون نسبت هاي كارآيي واحد توليد را مخدوش مي كند ، مدير توليد نسبت به پذيرش هدفي كه بخش بازاريابي در پي تحقق آن است اكراه داشته و در اغلب موارد آن را نمي پذيرد. او آنقدر كار خود را كند مي كند كه اين سفارش عملا" اجرا نمي شود.
سومين ديدگاه در مورد جابجايي هدف به وسيله آلوين گولدنر1 مطرح شد. او بيان كرد كه قوانين و مقررات نه تنها رفتارهاي غيرقابل قبول را ، بلكه سطوح حداقل رفتارهاي قابل قبول را نيز تعيين و تعريف مي كنند. اگر اهداف سازمان نهادي نشده باشد و به جزئي از عملكرد رفتاري كاركنان در نيامده باشد، تحميل قوانين و مقررات براي تحقق آنها ، بي علاقگي را در كاركنان به وجود مي آورد. يعني افراد سعي مي كنند حداقل كاري را كه از آنها انتظار مي رود و در حد رفع تكليف انجام دهند. از اين رو قوانين به صورت مجموعه أي در مي آيند كه به جاي تعيين و تبيين رفتارهاي غير قابل قبول ، استانداردهاي حداقل عملكرد را تعيين مي كنند.
بحث ديگر در اين خصوص به وسيله ويكتور تامسون2 مطرح شده است. به نظر او بوروكراسي رسميت زيادي را به وجود مي آورد و اين امر تزلزل در اختيار تصميم گيرندگان را به همراه خواهد داشت. تامسون چنين پديده أي را نوعي رفتار بيمارگونه ناشي از بوروكراسي3 ناميد. تصميم گيرندگان بخاطر حفظ خود در برابر اشتباهات ، نوعي وابستگي يا اتكاي به قوانين را در پيش مي گيرند. به عبارت ديگر قوانين و مقررات سپر بلايي مي شوند كه به مدد آن تصميم گيرندگان خود را در برابر اشتباهات حفظ مي كنند. اگر چه رسميت زياد ، تصميم گيري را آسان تر مي كند اما خود وسيله أي مي شود براي سرپوش نهادن بر خطاها. 2- كاربرد نامناسب قوانين و مقررات : موضوع ديگري كه با جابجايي هدف در ارتباط است ، اثر نامطلوب بكارگيري قوانين و مقررات رسمي به وسيله اعضا سازمان در موقعيت هاي نامناسب است ، يعني واكنش در برابر يك وضعيت غيرعادي ، به شيوه أي كه با يك وضعيت عادي برخورد مي شود . مرتون مطرح كرد كه بوروكراسي در طي زمان ، وابستگي شديدي بين اعضا سازمان و قوانين ايجاد مي كند كه به تبع آن ، اعضا كوركورانه تصميمات و اقدامات تكراري را كه قبلا" گرفته اند ، بدون توجه به اينكه شرايط تغيير كرده است ، مكررا" به كار مي گيرند . 3- از خود بيگانگي كاركنان : هزينه عمده أي كه بوروكراسي براي سازمان به همراه دارد ، از خودبيگانگي4 كاركنان است. اعضا سازمان ، غيرشخصي بودن سازمان را به عنوان پديده أي درك مي كنند كه بين آنان و كارشان فاصله مي اندازد . آنان خود را مانند دندانه هاي يك چرخ بزرگ مي دانند و در نتيجه تبلور احساس تعهد به سازمان با مشكل مواجه مي گردد. علاوه بر اين ، تخصصي شدن زياد فعاليت ها در سازمان ، احساس بي هويتي را در فرد ايجاد مي كند. به اين صورت كه فعاليت هاي تكراري ، به سادگي به وسيله افراد ياد گرفته شده و كاركنان احساس مي كنند كه مثل يك ابزار قابل تعويض اند .
4- تمركز قدرت : مسئله تمركز قدرت در مديران ارشد اجرايي بوروكراسي نيز مورد انتقاد قرار گرفته است. اگر چه اين انتقاد جنبه ذهني دارد (متكي به اين است كه افراد تمركز قدرت را مطلوب بداند يا نامطلوب) ولي بدون شك چنين انتقادي از طرف جامعه شناسان كه تمايل به توازن قدرت در سازمان دارند و مي خواهند جنبه انساني سازمان بيشتر مد نظر قرار گيرد ، مطرح مي شود. 5- سرخوردگي ارباب رجوع بوروكراسي : اين پيامد منفي ، به افرادي كه خارج از سازمان بوده و با بوروكراسي سازماني سر و كار دارند ، ارتباط پيدا مي كند. اعضا سازمان در ازاي كار در بوروكراسي ، حقوق دريافت مي دارند . اما ارباب رجوع و مشتريان بوروكراسي بايد بدون دريافت حق الزحمه أي پديده غيرشخصي بودن را مدت زيادي تحمل كنند.
زمان بوروكراسي سر آمده است : يكي از مشهورترين مباحث مطرح شده بر عليه بوروكراسي ، به وسيله وارن بنيس1 بيان شده است. وي مي گويد : "هر عصري ، نوعي شكل ساختار سازماني متناسب با نيازهاي خود ايجاد مي كند و يكي از اين اشكال ساختاري كه در اواخر قرن نوزدهم و اوائل نيمه اول قرن بيستم ارائه گرديد ، نوعي ساختار سازماني بود كه جامعه شناسان آن را با نام بوروكراسي مي شناختند و مديران موسسات تجاري آن را به عنوان بوروكراسي بدسرشت قلمداد مي كردند." چنين شكل ساختاري به طور ايده آل متناسب با ارزش ها و خواسته هاي عصر ويكتوريا2 بود. شرايط حاكم بر دنياي معاصر با چنين ارزش ها و خواسته هايي در تعارض و تناقض است. حداقل ، عوامل چهارگانه زير تهديداتي مستقيم عليه بوروكراسي محسوب مي شوند. 1-تغيير سريع و غيرمنتظره : نقطه قوت بوروكراسي عبارت است از توانايي اداره كارآمد فعاليت هاي روزمره ، تكراري و قابل پيش بيني كه در محيطي ثابت و قابل پيش بيني انجام مي گيرد. بوروكراسي ، با توجه به سلسله مراتب فرماندهي دقيق و مشخص ، قوانين و سخت گيري هايي كه اعمال مي كند ، به ندرت مي تواند خود را با تغييرات سريع و همچنين خواسته هاي فعلي محيطي انطباق دهد. 2-رشد در اندازه : اگر چه ممكن است در تئوري ، حد طبيعي بلندي يك هرم بوروكراتيك سازماني دقيقا" تعيين نشده باشد ، ولي در عمل وقتي كه در اندازه سازمان افزايش قابل ملاحظه أي رخ مي دهد ، عنصر پيچيدگي خود را نشان مي دهد. افزايش امور زائد اداري ، كنترل هاي شديد و منسوخ شده ، پيامدهاي ناشي از افزايش اندازه بوروكراسي ، عواملي هستند كه موجب كندي رشد سازمان مي گردند. 3-افزايش تنوع : بسياري از فعاليت هاي امروزي نياز به افراد مختلف با صلاحيت هاي تخصصي زياد دارند. رشد سريع و تخصص گرايي زياد با سلسله مراتب فرماندهي مشخص ، قوانين و رويه هاي سخت و غير شخصي بودن روابط بوروكراسي ، ناسازگاري دارد. 4-تغيير در رفتار مديريتي : فلسفه وجودي مديران تغييراتي دقيق و ظريف اما محسوس و قابل درك كرده است. اين تغييرات ، ايدئولوژي حمايت از بوروكراسي را از بين برده است. به ويژه اينكه مديران در دنياي امروزي اولا" مفهومي نو از موجودات بشري ، بر اساس افزايش دانش آنها نسبت به پيچيدگي و متغير بودن نيازهاي انسان ها در ذهن دارند و ثانيا" مفهومي جديد از قدرت بر اساس تشريك مساعي و عقل و خرد كه جايگزين مدل قدرت مبتني بر زور و تهديد مي گردد، يافته اند و ثالثا" مفهومي از ارزش هاي انساني ، بر اساس آرمان هاي انساني آزاد منشانه دارند كه جايگزين سيستم ارزشي ماشيني غيرشخصي يوروكراسي مي گردد. بطور خلاصه ، به نظر بنيس ساختار بوروكراتيك ، براي رفع نيازهاي سازمان هاي امروزي ، جنبه بسيار ماشيني دارد. او اظهار داشت كه چنين ساختاري ، اكنون منسوخ شده است زيرا اين ساختار براي محيط هاي ايستا و با ثبات طراحي شده است در حالي كه نيازهاي دنياي معاصر ، ساختاري را مي طلبد كه به طور موثر به تغييرات واكنش نشان دهد.
جنبه هاي مثبت بوروكراسي و رد نظر مخالفان : رابرت ميوالد1 ديدگاهي مخالف با ديدگاه بنيس ارائه نموده است. بحث اصلي او اين است كه بوروكراسي مي تواند خود را با محيط هاي در حال تغيير و پويا منطبق سازد . ميوالد بيان مي دارد كه بنيس با توصيف شرايطي كه بوروكراسي را از بين مي برد بصورت تخيلي عمل كرده است. يقينا" سازمان ها در حال تغييرند ولي چنين تغييراتي بوروكراسي را منسوخ نمي كند. بيانات بنيس دلالت بر اين دارد كه نيروهاي ايجاد كننده بوروكراسي هيچ وقت قوي نبوده اند ، در صورتي كه چنين نيست. ميوالد اظهار مي دارد كه ديدگاه ما قويا" متاثر از ويژگي هايي است كه ماكس وبر در خصوص بوروكراسي تعيين و تعريف كرده است. او نتوانسته است همه شكل هايي كه فلسفه وجودي بوروكراسي ، ممكن است به خود بگيرد را پيش بيني كند. تعريفي كه وبر از مفهوم بوروكراسي ارائه داد ابزاري است براي تجزيه و تحليل مسائل سازماني كه در حال انطباق با صنعتي شدن است. در واقع وضعيتي كه اكنون فرابوروكراتيك2 ناميده شده است ، كاملا" متفاوت از وضعيتي كه بوروكراسي بر اساس آن بنا شد نيست. مي توان ادعا نمود كه سيستم فرابوروكراتيك با همه تغييرات پيچيده اش، در بسياري از موارد مهم و كليدي تفاوت هاي معناداري نسبت به شرايطي كه بوروكراسي وبر بر اساس آن تدوين شد، ندارد. علي رغم تغيير و تحولات زيادي كه در تئوري هاي سازمان از جانب نظريه پردازان در قرن بيستم صورت گرفته ، واقعيتي كه وجود دارد، اين است كه هيچ نوع تغيير بنيادي در مفروضات اساسي اين تئوري ها از جانب نظريه پردازان انجام نشده است. بطور خلاصه ميوالد معتقد است وبر هرگز مدعي نشد كه ويژگي هاي بوروكراسي مورد نظر وي ، تا ابد دوام پيدا مي كند. هدف اصلي او ايجاد نوعي شكل ساختاري كارآمد و عقلايي بوده ، شكلي كه براي حفظ نتايج عقلايي و كارآمد فعاليت ها در سازماني كه بوروكراسي در آن حاكم است، ضروري مي باشد. توسعه بوروكراسي حرفه أي يك نمونه كامل از ويژگي هاي بوروكراسي موجود است كه تغيير كرده تا در برخورد سازمان هايي كه داراي ساختارهاي مبتني برحاكميت دانش اند كارآمدترين و عقلايي ترين روش را ارائه كند. در ادامه به برخي از نكات مثبت بوروكراسي اشاره مي شود: 1-كارآمدي بوروكراسي : اگر عوامل اقتضايي كه ساختارهاي غيربوروكراتيك براي يك سازمان را توجيه مي كنند كنار گذاشته شوند ، بوروكراسي ابزاري كارآمد در موارد مختلف است. صرفنظر از تكنولوژي و محيط ، بوروكراسي در دامنه وسيعي از فعاليت هاي سازمان يافته اثربخش هستند همانطور كه يكي از طرفداران بوروكراسي3 بيان مي كند ، بوروكراسي نسبت به ديگر اشكال ساختاري ، بهترين نوع ساختار بوده و اميدواريم در آينده نزديك به همه شكل هاي ساختاري برتري يابد. 2-ارزش هاي اجتماعي تغيير نمي كنند : نقطه مقابل با نظر بنيس كه معتقد بود فلسفه مديريت در حال تغيير به سمت بشر دوستي بيشتر مي باشد ، اين است كه ارزش هاي موجود معمولا" نظم و ترتيب را مطلوب مي دانند. در سازمان ها ، كاركنان ، مشاغلي را كه به نظرشان مبهم است مطلوب نمي دانند و نسبت به آنها علاقه نشان نمي دهند ، همينطور نسبت به جاهايي كه مسئوليت هاي شغلي آنها مبهم اند اعلام نارضايتي مي كنند. در واقع به صورت عمومي آزادي مستلزم اطاعت از يك سلسله قوانين و مقررات است و بوروكراسي با ارزش هايي نظير نظم ، ترتيب و هماهنگي سازگاري دارد. 3-در تغيير و تحولات محيطي اغراق شده است : ممكن است محيط ها آنچنان كه پويا و متغير توصيف مي شوند ، نباشند. با مشاهده دقيق از آنچه در محيط مي گذرد نشان مي دهد كه تغييرات شديد نيست و اثر عدم اطمينان هاي محيطي بر سازمان اساسا" در نتيجه تدوين استراتژي هاي مديريتي كاهش يافته است. 4-بوروكراسي كنترل را حفظ مي كند : استاندارد سازي زياد با تمركز قدرت در دست مديران عالي ، كنترل را تسهيل مي كند. بوروكراسي چنين امري را بطور واضحي محقق مي سازد. از اين رو مي توان از ديدگاه قدرت – كنترل بوروكراسي را نسبت به ساير اشكال ساختاري ترجيح داد ، زيرا بوروكراسي براي حفظ كنترل در سازمان هاي بزرگ از ساز و كارهاي اثربخش تري برخوردار است. ميزان متوسطي از تكراري بودن كارها در همه سازمان ها مويد اين ادعا است.
اظهار نظر: وبر هرگز مدعي نبود كه بوروكراسي نوع آرماني وي يك نوع شكل ساختاري جهان شمول و ابدي است. بلكه قصد و نيت وي اين بود كه امور افراد را بيشتر تابع محاسبات عقلايي كند. با توجه به تكنولوژي حاكم بر قرن نوزدهم و آشنايي وبر با گرايش هاي اقتدار مابانه آلماني ها ، جاي تعجب نيست كه بوروكراسي را چنان توصيف كند كه مويد شرايط حاكم بر آن زمان باشد. از اين رو براي او محتمل بود كه وسايل و روش هاي پيچيده تري براي كنترل رفتار ابداع گردد. همه تلاش و كوشش وبر معطوف به اين بود كه از لحاظ علمي مفهوم كارايي را تعريف كند و يقينا" براي او جاي تعجب نداشت كه ببيند روش هاي نوين بهبود كارايي ، ساختار او را تكميل تر كنند. در واقع بوروكراسي از بين نرفته است و هنوز كاربردي وسيع دارد اما عناصر خاصي از مدل وبر با زمان و بعضي از انواع سازمان هاي امروزي متناسب نيست و بايد تغيير داده شود. يعني بكارگيري اين مدل و ميزان آن نيز به شرايط ، وظايف ، فرهنگ و … سازمان بر مي گردد.
مراجع : در انجام اين مطالعه از كتاب هاي زير استفاده شده است : 1-تئوري سازمان (ساختار، طراحي، كاربرد) ، استيفن رابينز، ترجمه : دكترسيدمهدي الواني و حسن دانائي فرد، چاپ اول ، نشر موج – انتشارات صفار 2-مباني و مكاتب مديريت ، دكتر سيدمهدي عباس زادگان ، چاپ سوم ، شركت سهامي انتشار 3-ديوانسالاري (مجموعه بيست و چهارم) ، نوشته جمعي از اساتيد ، چاپ اول ، مركز آموزش مديريت دولتي

